Najem okazjonalny krok po kroku: notariusz, dokumenty, koszty (2026)

⏱️ Czas czytania: 18 min

Wynajem mieszkania w Polsce to dla właściciela ruletka. Kodeks cywilny i ustawa o ochronie praw lokatorów dają najemcy ogromną osłonę. Eksmisja nieuczciwego lokatora po zwykłej umowie najmu trwa średnio 2–3 lata, a w sezonie ochronnym (1 listopada – 31 marca) komornik nie wykonuje wyroku, jeśli najemca nie ma gdzie się przeprowadzić.

Najem okazjonalny rozwiązuje ten problem. Lokator z góry deklaruje, gdzie się wyprowadzi w razie eksmisji, a notariusz odbiera od niego oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Brzmi formalnie, w praktyce skraca eksmisję z 3 lat do 3–6 miesięcy.

Pracuję z najmem okazjonalnym od ponad 4 lat. W tym przewodniku pokazuję dokładnie: jaki dokument przygotować, ile zapłacisz notariuszowi, kiedy zgłosić umowę do urzędu skarbowego i co zrobić, gdy najemca przestaje płacić. Jeśli dopiero szukasz lokatora, zacznij od poradnika wynajmu mieszkania krok po kroku – tutaj skupiam się na samej umowie okazjonalnej.

1. Czym jest najem okazjonalny

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego, opisany w ustawie z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów (art. 19a–19e). Dotyczy mieszkań wynajmowanych przez osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania nieruchomości.

Najprostsza definicja: zwykły najem z dwoma dodatkami, które chronią właściciela. Dodatki to:

1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Najemca mówi: „jeśli umowa się skończy i nie wyprowadzę się dobrowolnie, zgadzam się na eksmisję bez procesu sądowego”.
2. Oświadczenie właściciela wskazanego lokalu zastępczego. Ktoś (rodzina, przyjaciel) deklaruje, że przyjmie najemcę w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.

Te dwa dokumenty zmieniają wszystko. Bez nich eksmisja idzie standardową ścieżką: pozew → wyrok → klauzula wykonalności → komornik → kilka lat. Z nimi: wezwanie do opuszczenia + komornik = 3–6 miesięcy.

Kto może wynajmować w tej formie

Najem okazjonalny zarezerwowany jest dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania nieruchomości. Czyli: jesteś osobą prywatną, masz jedno lub kilka mieszkań i chcesz je wynająć. Jeśli prowadzisz firmę zajmującą się wynajmem (kilkanaście mieszkań, JDG z PKD 68.20.Z), Twoja ścieżka to najem instytucjonalny – o nim w sekcji 9.

Czas trwania umowy

Umowa zawierana jest na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat. To główna różnica wobec zwykłego najmu, który może być na czas nieokreślony. Po 10 latach umowę można przedłużyć kolejną umową okazjonalną.

2. Najem okazjonalny vs zwykły najem

Tabela pokazuje, co dla właściciela liczy się najbardziej.

Wniosek: 450–700 zł jednorazowo + zgłoszenie w US to cena za skrócenie eksmisji o 2 lata. W moich rozmowach z klientami nigdy nie spotkałam właściciela, który po jednej historii z niepłacącym lokatorem chciał wrócić do zwykłej umowy.

Kiedy zwykły najem ma sens

Tylko gdy wynajmujesz znajomemu lub komuś, komu ufasz na 100% (rodzina). W każdej innej sytuacji zwykła umowa zostawia Cię bezbronnym przy pierwszym poważnym sporze.

3. Najem okazjonalny krok po kroku

Procedura jest mniej skomplikowana, niż wygląda. Cały proces zajmuje 1–2 tygodnie od znalezienia najemcy do bezpiecznego startu umowy.

Krok 1: Weryfikacja najemcy (przed umową)

Zanim podpiszesz cokolwiek, sprawdź najemcę. W mojej praktyce 9 na 10 problemów z wynajmem da się przewidzieć w pierwszej rozmowie.

Co sprawdzam:

• BIG (Biuro Informacji Gospodarczej – np. KRD, ERIF, InfoMonitor) i ewentualnie BIK (Biuro Informacji Kredytowej) – jeśli najemca ma długi w rejestrze, ryzyko niepłacenia jest realne
• Zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodzie (rekomendacja bankowa: czynsz nie powinien przekraczać 35% miesięcznego dochodu netto najemcy. To nie jest przepis prawa, tylko praktyczny próg, powyżej którego ryzyko niepłacenia rośnie)
• Numer dowodu osobistego i PESEL (do umowy)
• Adres osoby, która wskaże lokal zastępczy (rodzic, przyjaciel)

Anegdota z mojej pracy: w 2024 r. weryfikacja w KRD pokazała, że potencjalny najemca ma 47 tys. zł zaległości u poprzednich wynajmujących. Klient odpuścił, znalazł innego lokatora w ciągu tygodnia. Bez tej weryfikacji prawdopodobnie ścigałby tego pierwszego przez kolejny rok.

Krok 2: Przygotowanie umowy

Spisz umowę najmu okazjonalnego w formie pisemnej. Forma pisemna jest wymagana pod rygorem nieważności. Jeśli umówisz się ustnie, najem okazjonalny nie powstaje.

Co znaczy „forma pisemna”: dokument podpisany odręcznie przez obie strony lub elektronicznie (e-podpis kwalifikowany albo Profil Zaufany). SMS, email bez podpisu, Messenger – nie wystarczają. Dwa egzemplarze, po jednym dla każdej strony.

W umowie muszą znaleźć się:

• Strony (właściciel, najemca, dane z dowodów osobistych)
• Adres lokalu i jego stan (protokół zdawczo-odbiorczy w załączniku)
• Czynsz najmu, opłaty eksploatacyjne, sposób płatności
• Czas trwania (max 10 lat, zawsze określony)
• Kaucja (max 6-krotność miesięcznego czynszu)
• Warunki wypowiedzenia
• Załączniki (3 sztuki, opisane niżej)

Krok 3: Wizyta u notariusza

Najemca idzie do notariusza i podpisuje oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Wizyta trwa 30–45 minut.

To jest jedyna obowiązkowa wizyta u notariusza. Sama umowa najmu nie musi być sporządzona notarialnie, wystarczy zwykła pisemna forma. Notariusz odbiera tylko oświadczenie najemcy.

Krok 4: Podpisanie umowy + załączniki

Po wizycie najemcy u notariusza podpisujesz z nim umowę (zwykła forma pisemna) i załączasz:

1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (akt notarialny z kroku 3)
2. Oświadczenie najemcy o wskazaniu innego lokalu, w którym mógł zamieszkać po opróżnieniu mieszkania
3. Oświadczenie właściciela wskazanego lokalu (lub osoby z tytułem prawnym do tego lokalu) wyrażające zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających – podpis właściciela wynajmujący może kazać poświadczyć notarialnie, ale nie jest to obowiązkowe (art. 19a ust. 2 pkt 3)

Trzeci załącznik często zaskakuje najemców. Tłumaczę: ktoś (mama, kolega, kuzyn) musi powiedzieć notarialnie, że przyjmie Cię, gdyby coś poszło nie tak. To ten dokument blokuje fikcyjne adresy zastępcze.

Krok 5: Zgłoszenie do urzędu skarbowego

Masz 14 dni od rozpoczęcia najmu (nie od podpisania umowy, tylko od wydania mieszkania) na zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania.

Bez zgłoszenia w terminie nie stosuje się przepisów szczególnych o najmie okazjonalnym (art. 19c i 19d) – umowa pozostaje ważna, ale jako zwykły najem, więc tracisz kluczowe korzyści (uproszczona eksmisja, swobodniejsze zasady podwyżek). Szczegóły o procedurze zgłoszenia w sekcji 6.

4. Umowa najmu okazjonalnego: co musi zawierać

Wzór z internetu nie wystarczy. Każdą umowę dostosowuję do konkretnej sytuacji, ale są elementy, które muszą być w każdej.

Obowiązkowe punkty

• Strony umowy (imię, nazwisko, PESEL, adres, numer dowodu osobistego po obu stronach)
• Przedmiot najmu (dokładny adres mieszkania, metraż, liczba pomieszczeń, czy z wyposażeniem)
• Czas trwania (umowa zawierana jest na czas oznaczony, max 10 lat). Wpisanie czasu nieokreślonego nie unieważnia całej umowy, ale pozbawia ją statusu najmu okazjonalnego (cofa do zwykłego najmu z pełną ochroną lokatora)
• Czynsz (kwota netto, terminy płatności, sposób)
• Opłaty eksploatacyjne (kto płaci czynsz administracyjny, prąd, gaz, wodę)
• Kaucja (max 6-krotność miesięcznego czynszu, według ustawy)
• Warunki podwyższania czynszu (najem okazjonalny daje wolność, ale zapisz konkretną zasadę)
• Wypowiedzenie umowy (ustawowe powody + ewentualnie umowne)

Załączniki

Bez załączników nie ma najmu okazjonalnego. Trzy sztuki:

1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (akt notarialny)
2. Oświadczenie najemcy o wskazaniu lokalu zastępczego (zwykła forma pisemna)
3. Oświadczenie właściciela wskazanego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy. Notarialne poświadczenie podpisu na tym oświadczeniu wynajmujący może żądać, ale nie jest ono obowiązkowe (art. 19a ust. 2 pkt 3) – w praktyce warto je mieć dla bezpieczeństwa

Co warto dopisać

W umowie poza minimum prawnym dodaję:

• Protokół zdawczo-odbiorczy ze stanami liczników i zdjęciami stanu mieszkania
• Listę osób uprawnionych do zamieszkania (kto poza najemcą może mieszkać)
• Zasady przyjmowania gości i zwierząt
• Zakaz podnajmu (najemca nie może podnająć osobom trzecim)
• Okres rozliczenia kaucji (zwykle 30 dni od zwrotu kluczy)

Wzór umowy

W internecie znajdziesz dziesiątki bezpłatnych wzorów. Większość z nich pomija jeden lub dwa zapisy ważne dla bezpieczeństwa właściciela. Kupowałam w swojej praktyce wzory za 50–150 zł od kancelarii i za każdym razem trzeba było je modyfikować pod konkretną sytuację. Najlepszy wynik daje umowa pisana przez prawnika lub doświadczonego pośrednika pod konkretne mieszkanie i najemcę.

5. Notariusz: dokumenty, koszt, kto płaci

Ile kosztuje najem okazjonalny u notariusza? U notariusza najemca składa tylko jeden dokument – oświadczenie o poddaniu się egzekucji (art. 777 KPC). Taksa za to oświadczenie jest ustawowo ograniczona do 1/10 minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 r. maksymalnie 480,60 zł netto (minimalne wynagrodzenie 2026 = 4806 zł), a po doliczeniu 23% VAT – ok. 591 zł brutto. Do tego dochodzą wypisy aktu: maks. 6 zł netto (7,38 zł brutto) za rozpoczętą stronę.

To najczęstsze pytanie wynajmujących – poniżej konkrety: ile zapłacisz i co przygotować.

Jakie dokumenty do notariusza

Co najemca bierze do notariusza? Notariusz odbiera tylko oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, więc lista jest krótka:

• Dowód osobisty najemcy (oryginał, do okazania)
• Projekt umowy najmu okazjonalnego (warto mieć przy sobie, choć notariusz nie musi go widzieć)
• Adres wynajmowanego mieszkania, którego dotyczy umowa
• Adres lokalu zastępczego + dane jego właściciela
• Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego ze wskazaniem tego lokalu i zgodą na przyjęcie najemcy (załącznik do umowy; podpis właściciela można u notariusza poświadczyć)
• Gotówkę lub kartę na opłatę

Notariusz nie wymaga obecności wynajmującego przy oświadczeniu najemcy. To dokument jednostronny: tylko najemca składa oświadczenie woli.

Najem okazjonalny notariusz cena (2026)

Koszt zależy od formy oświadczenia. Większość kancelarii notarialnych stosuje stawki ustalone przez rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.

Sama taksa za oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji jest ustawowo ograniczona (art. 19a ust. 7 ustawy o ochronie praw lokatorów) do 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie to 4 806 zł brutto (Dz.U. 2025 poz. 1242), więc maksymalna taksa za to oświadczenie = 480,60 zł netto, czyli 591 zł brutto (z VAT 23%). Poświadczenie podpisu właściciela lokalu i wypisy to osobne, niewielkie opłaty (nieobjęte tym limitem) – stąd pełny pakiet zwykle mieści się w 450–700 zł brutto. Notariusze często stosują stawki niższe, w okolicach 400 zł brutto. Jeśli szukasz pośrednika, który koordynuje cały proces wynajmu w Pruszkowie i okolicach, zapraszam do mojego biura nieruchomości w Pruszkowie.

Najem okazjonalny notariusz kto płaci

Ustawa nie wskazuje, kto pokrywa koszt notariusza. To kwestia umowy między stronami. W praktyce:

• Wynajmujący – najczęściej, bo to jego inicjatywa i jego ochrona
• Najemca – rzadziej, gdy wynajmujący stawia to jako warunek umowy
• Po połowie (50/50) – gdy strony tak się umówią

W umowach, które przygotowuję, koszt notariusza pokrywa właściciel. Argument: to dla mojego klienta-wynajmującego jest narzędzie ochrony. Najemca często traktuje wymaganie zapłaty 500 zł na samym początku jako sygnał ostrzegawczy i szuka innego mieszkania.

Notariusz w Pruszkowie / Warszawie

W Pruszkowie i okolicy bez trudu umówisz wizytę u notariusza. Orientacyjny koszt pełnego pakietu (oświadczenie + poświadczenie podpisu + wypisy) to ok. 450–650 zł – dokładną taksę potwierdzi wybrana kancelaria.

Rezerwując wizytę, zapytaj wprost: „Ile kosztuje oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w najmie okazjonalnym, z trzema wypisami?”. Otrzymasz konkretną kwotę i unikniesz niespodzianek. Rozsądny zakres dla całego pakietu w 2026 r. to 450–700 zł brutto.

Czy umowa okazjonalna bez notariusza jest ważna?

Nie. Umowa najmu okazjonalnego bez aktu notarialnego (oświadczenia najemcy) ma status zwykłej umowy najmu. Nie korzysta z przepisów o najmie okazjonalnym, w tym z uproszczonej eksmisji. Możesz dalej wynajmować, ale tracisz całą ochronę.

6. Zgłoszenie do urzędu skarbowego (14 dni!)

Drugi krytyczny element procedury. Bez zgłoszenia w terminie tracisz status najmu okazjonalnego i wracasz do zwykłej umowy z pełną ochroną najemcy.

Termin

14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, nie od dnia podpisania umowy. Jeśli umowę podpisałeś 1 marca, a najemca wprowadził się 15 marca, masz czas do 29 marca.

Gdzie zgłosić

Naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania (właściciela), nie dla mieszkania ani dla najemcy. Jeśli mieszkasz w Pruszkowie, zgłaszasz w US Pruszków. Jeśli wynajmujesz mieszkanie w Warszawie, ale mieszkasz w Krakowie – zgłaszasz w US Kraków.

Mieszkasz za granicą lub między dwoma adresami w Polsce? Zgłoś do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca, w którym faktycznie przebywasz najczęściej (centrum interesów osobistych i gospodarczych w rozumieniu ustawy o PIT). Polacy mieszkający na stałe za granicą, którzy mają mieszkanie pod wynajem w Polsce, zgłaszają do US III Warszawa-Śródmieście (urząd właściwy dla nierezydentów).

Jak zgłosić

Trzy sposoby:

1. Listownie (list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Załączasz pismo zgłaszające + kopię umowy najmu okazjonalnego.
2. Osobiście w urzędzie skarbowym. Bierzesz oryginał umowy + kopię. Urzędnik ostempluje kopię datą wpływu.
3. Przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy. Wysyłasz pismo i skan umowy podpisany podpisem zaufanym lub kwalifikowanym.

W mojej praktyce wybieram listy polecone. Mam wtedy potwierdzenie nadania (data dziennika) i potwierdzenie odbioru, które jest dowodem zachowania terminu.

Wzór pisma

Pismo nie ma sztywnego formularza. Wystarczy krótka informacja:

Niniejszym, działając na podstawie art. 19b ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego położonego w [adres]. Umowa zawarta dnia [data] z najemcą [imię i nazwisko, PESEL]. W załączeniu kopia umowy najmu wraz z załącznikami.

Plus dane wynajmującego, podpis, data, adres do korespondencji.

Konsekwencje niezgłoszenia

Brak zgłoszenia w 14 dni:

• Nie stosuje się przepisów szczególnych o najmie okazjonalnym (art. 19c i 19d) – umowa pozostaje ważna, ale jako zwykły najem
• Tracisz uproszczoną eksmisję
• Wracają ustawowe ograniczenia podwyżek czynszu
• Najemca zyskuje pełną ochronę z ustawy o ochronie praw lokatorów

Urząd skarbowy ma możliwość sprawdzenia braku zgłoszenia podczas kontroli (donos, weryfikacja źródeł dochodu). W razie wykrycia urząd nie nakłada osobnej kary, ale Twoja umowa z najemcą staje się zwykłym najmem ze wszystkimi konsekwencjami.

Czynny żal

Spóźniłeś się ze zgłoszeniem? Możesz złożyć czynny żal (art. 16 Kodeksu karnego skarbowego) razem z opóźnionym zgłoszeniem. Nie przywraca to statusu najmu okazjonalnego, ale może uchronić przed sankcjami karno-skarbowymi związanymi z nieujawnieniem przychodu z najmu (sam czynny żal dotyczy odpowiedzialności karno-skarbowej, nie statusu umowy).

7. Podatek: ryczałt od najmu 8,5%/12,5%

Od 2023 r. najem prywatny rozlicza się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Skala podatkowa i koszty uzyskania przychodu są niedostępne dla osób prywatnych. Stawki, terminy, rozliczenie z małżonkiem i zapis w umowie, dzięki któremu media nie wchodzą do przychodu, opisuję w przewodniku: podatek od najmu mieszkania.

Stawki ryczałtu

Próg dotyczy łącznego przychodu z wynajmu wszystkich mieszkań w roku kalendarzowym. Małżonkowie z rozdzielnością majątkową mają oddzielne progi po 100 tys. zł. Małżonkowie z wspólnotą majątkową też mają domyślnie po 100 tys. zł osobnego progu (czyli razem 200 tys w stawce 8,5%). Mogą złożyć oświadczenie, że całość przychodu opodatkuje jeden z nich – wtedy próg dla niego rośnie do 200 tys. zł (8,5% do 200 tys, 12,5% od nadwyżki).

Co wchodzi do przychodu

Przychód = czynsz najmu, który otrzymujesz. Nie wchodzą opłaty eksploatacyjne (czynsz administracyjny, woda, prąd, gaz), jeśli najemca przelewa je do Ciebie, a Ty przekazujesz dalej do administracji. Warunek: w umowie musi być wyraźnie zapisane, że te opłaty są zwracane wynajmującemu i przekazywane dalej.

Przykład dobrego zapisu w umowie: „Najemca, niezależnie od czynszu najmu, pokrywa koszty eksploatacyjne lokalu (czynsz administracyjny, opłaty za media). Najemca przelewa te kwoty na rachunek wynajmującego, który przekazuje je w niezmienionej wysokości administracji budynku i dostawcom mediów. Te kwoty nie stanowią przychodu wynajmującego.” Bez takiego zapisu urząd skarbowy wlicza opłaty eksploatacyjne do podstawy ryczałtu.

Przykład 1: jedno mieszkanie, 2500 zł czynszu

• Roczny przychód: 30 000 zł
• Próg 100 tys nieprzekroczony
• Ryczałt: 30 000 × 8,5% = 2 550 zł rocznie (212,50 zł miesięcznie)

Przykład 2: trzy mieszkania, łącznie 9000 zł czynszu

• Roczny przychód: 108 000 zł
• Pierwsze 100 tys × 8,5% = 8 500 zł
• Nadwyżka 8 tys × 12,5% = 1 000 zł
• Ryczałt łącznie: 9 500 zł rocznie

Termin i sposób płatności

Ryczałt płacisz do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Wpłata na mikrorachunek podatkowy. Symbol formularza w przelewie: PPE (formularz roczny PIT-28).

Roczny PIT-28 składasz w terminie 15 lutego – 30 kwietnia roku następnego (zmiana weszła w życie od 2023 r., dla rozliczeń za rok 2022). PIT-28 za rok 2025 składasz więc między 15 lutego a 30 kwietnia 2026 r. W PIT-28 wykazujesz roczny przychód, zaliczki wpłacone w ciągu roku i ewentualną dopłatę lub nadpłatę.

Czy odliczyć ryczałt od najmu od czynszu do spółdzielni

Nie. Ryczałt liczony jest od przychodu, nie dochodu. Czynsz administracyjny, jeśli płacisz go z własnej kieszeni, nie pomniejsza podstawy opodatkowania. Jeśli najemca zwraca Ci ten koszt, nie wchodzi on do przychodu (patrz wyżej). To jest jedyna „ulga” dostępna w ryczałcie.

8. Wypowiedzenie i eksmisja w najmie okazjonalnym

Tu zaczyna się prawdziwa wartość tej formy najmu. W najmie okazjonalnym odpada osobny proces o eksmisję – egzekucję prowadzi się na podstawie aktu notarialnego z klauzulą wykonalności, więc w praktyce postępowanie bywa znacznie krótsze niż przy zwykłej umowie (realny czas zależy od sądu, doręczeń i komornika).

Wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego

Wynajmujący może wypowiedzieć umowę z trzech powodów ustawowych (art. 11 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów):

1. Zaległość czynszowa powyżej 3 pełnych okresów płatności (zwykle 3 miesiące). Wymagane wezwanie do zapłaty z dodatkowym terminem 1 miesiąca.
2. Używanie lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niezgodny z przeznaczeniem (np. urządzenie biura w mieszkaniu wynajętym na cele mieszkaniowe, podnajem bez zgody).
3. Konieczność rozbiórki lub remontu wymagającego opróżnienia lokalu.

Plus powody umowne, które zapisałeś w umowie (np. naruszenie zakazu palenia, zwierząt). Tu masz wolną rękę, byle nie były sprzeczne z ustawą.

Wypowiedzenie umowy najmu przez najemcę

Najemca może wypowiedzieć umowę zgodnie z zapisami umownymi. Najczęściej okres wypowiedzenia to 1–3 miesiące. Najem okazjonalny to umowa na czas oznaczony (maksymalnie 10 lat), więc jeśli umowa nie zawiera klauzuli wypowiedzeniowej dla najemcy, najemca nie może jej wypowiedzieć poza przypadkami ustawowymi (art. 673 § 3 KC). Dlatego klauzulę wypowiedzeniową dla najemcy warto wpisać wprost do umowy.

Eksmisja w najmie okazjonalnym krok po kroku

Po wypowiedzeniu umowy procedura wygląda tak:

1. Doręczenie żądania opróżnienia lokalu najemcy (na piśmie). Termin wyprowadzki: minimum 7 dni.
2. Wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Sąd weryfikuje tylko, czy umowa została zgłoszona w US i czy spełniono wymogi formalne. Wydanie klauzuli: 2–6 tygodni.
3. Komornik dostaje akt z klauzulą i rusza z eksmisją. Sezon ochronny (1 listopada – 31 marca) nie chroni najemcy w najmie okazjonalnym, w przeciwieństwie do zwykłego najmu.
4. Najemca trafia do lokalu zastępczego wskazanego w załączniku 2 i 3 umowy. Komornik nie szuka mu noclegowni gminnej.

W praktyce całość bywa znacznie szybsza niż zwykła eksmisja (która potrafi ciągnąć się latami) – ale konkretny czas zależy od obciążenia sądu, doręczeń i terminów komornika. To nie są terminy ustawowe.

Eksmisja na bruk?

Nie. Najem okazjonalny nie pozwala na eksmisję bez wskazanego lokalu. Dlatego obowiązkowy jest załącznik ze wskazaniem innego lokalu i zgodą jego właściciela na zamieszkanie najemcy (notarialne poświadczenie podpisu właściciela jest opcjonalne – wynajmujący może go żądać, art. 19a ust. 2 pkt 3). Bez wskazania lokalu komornik nie wykona eksmisji – prawo zabrania wyrzucania ludzi „na bruk”. Procedura wraca wtedy do standardowej eksmisji ze zwykłej umowy: pozew, wyrok, oczekiwanie na lokal socjalny od gminy, ochrona okresu zimowego. W praktyce oznacza to znacznie dłuższe postępowanie – cała przewaga najmu okazjonalnego pada przez brak jednego załącznika.

Najem okazjonalny brak płatności – co robić

Mam dziesiątki rozmów z klientami, którzy w tej sytuacji robili błędy. Oto dobra ścieżka:

1. Pierwsze 2 tygodnie po terminie: kontakt (SMS, telefon). Wiele zaległości kończy się na tym etapie – najemca zapomniał lub miał chwilowe problemy.
2. Wczesne pisemne przypomnienie: wezwanie do zapłaty na piśmie. Dokumentuje sprawę, ale jeszcze nie jest ustawowym krokiem do wypowiedzenia.
3. Gdy zaległość sięga co najmniej 3 pełnych okresów płatności: pisemne uprzedzenie najemcy o zamiarze wypowiedzenia, z wyznaczeniem dodatkowego, miesięcznego terminu zapłaty zaległego i bieżącego czynszu (art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy). Bez tego kroku wypowiedzenie jest nieskuteczne.
4. Brak zapłaty mimo uprzedzenia: wypowiedzenie umowy na piśmie.
5. Po upływie okresu wypowiedzenia: pisemne żądanie opróżnienia lokalu, a potem wniosek do sądu o klauzulę wykonalności i komornik (kroki wyżej).

Najczęstszy błąd: właściciel czeka „aż się ułoży”. Po 6–9 miesiącach niepłacenia zaległość rośnie do 15–25 tys. zł, a najemca już wie, że go nie wyrzucisz szybko. Reaguj po 30 dniach, nie po 90.

9. Najem instytucjonalny: kiedy wybrać alternatywę

Najem instytucjonalny to trzecia forma w polskim systemie. Dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania nieruchomości.

Najem instytucjonalny a okazjonalny

Główna przewaga najmu instytucjonalnego: nie potrzebujesz lokalu zastępczego. Najemca podpisuje samo oświadczenie o poddaniu się egzekucji (i dodatkowo o dobrowolnym opuszczeniu lokalu). To olbrzymie ułatwienie.

Kiedy wybrać instytucjonalny

• Wynajmujesz 5+ mieszkań i wynajem to Twoja działalność (rejestrujesz JDG z PKD 68.20.Z)
• Chcesz uniknąć szukania lokalu zastępczego u rodziny najemcy
• Wynajmujesz na ponad 10 lat
• Najemca to firma (cudzoziemcy, korporacja dla pracowników)

Wady najmu instytucjonalnego

• Konieczność prowadzenia działalności gospodarczej (ZUS od 2026 r. + księgowość)
• Konieczność wyboru formy opodatkowania DG (ryczałt 8,5%/12,5%, skala podatkowa lub liniowy 19%) z dodatkowymi obowiązkami: ZUS, księgowość
• Bardziej formalne otoczenie księgowe

Dla przeciętnego właściciela 1–4 mieszkań najem okazjonalny zostaje najlepszą opcją. Instytucjonalny ma sens dla profesjonalnych operatorów najmu.

10. 5 najczęstszych błędów właścicieli

Co widzę najczęściej w rozmowach z klientami, którzy dopiero zaczynają wynajem.

Błąd 1: Pominięcie zgłoszenia do US

Właściciel podpisał umowę, najemca dał kaucję, mieszkanie wynajęte. Po 3 tygodniach okazuje się, że nikt nie zgłosił do urzędu skarbowego. Status najmu okazjonalnego znika, a razem z nim cała ochrona prawna.

Rozwiązanie: w dniu wydania mieszkania od razu napisz pismo zgłoszeniowe i wyślij list polecony.

Błąd 2: Wzór z internetu bez modyfikacji

Pierwszy wzór z Google ma 90% potrzebnych zapisów, ale brakuje 10%, które dotyczą Twojego konkretnego mieszkania (zwierzęta, podnajem, opłaty eksploatacyjne, indeksacja czynszu).

Rozwiązanie: zacznij od wzoru, ale przeczytaj go z najemcą zdanie po zdaniu i dopisz wszystko, co jest specyficzne dla tej umowy.

Błąd 3: Lokal zastępczy „na papierze”

Najemca podaje adres ciotki, której nie widział od 5 lat. Ciotka podpisuje oświadczenie pod presją. Później nie chce przyjąć eksmitowanego krewnego. Komornik nie ma gdzie go zaprowadzić.

Rozwiązanie: zadzwoń do osoby wskazanej w załączniku 3, przedstaw się i potwierdź, że rozumie konsekwencje. Jeśli ucieka od rozmowy, to nie jest realna ścieżka eksmisji.

Błąd 4: Brak protokołu zdawczo-odbiorczego

Po roku najmu wynajmujący chce zatrzymać kaucję na drobne uszkodzenia. Najemca twierdzi, że tak było zawsze. Brak protokołu = brak dowodu.

Rozwiązanie: w dniu wydania mieszkania zrób protokół ze stanami liczników, zdjęciami każdego pomieszczenia i listą uszkodzeń. Podpisz oboje.

Błąd 5: Reagowanie zbyt późno

Najemca opóźnia się o 1 miesiąc, potem o 2, potem o 3. Właściciel czeka „aż się ułoży”. Po 6 miesiącach zaległość = 15 tys. zł, eksmisja zajmie kolejne 6 miesięcy, łączna strata = 30 tys. zł.

Rozwiązanie: 30 dni opóźnienia = pisemne wezwanie. 90 dni = wypowiedzenie. Im wcześniej zaczniesz formalną ścieżkę, tym mniejsza strata.

11. FAQ

Jakie dokumenty do notariusza przy najmie okazjonalnym?

Najemca przynosi dowód osobisty, projekt umowy najmu, adres mieszkania i adres lokalu zastępczego z danymi jego właściciela oraz oświadczenie właściciela tego lokalu ze wskazaniem lokalu i zgodą na przyjęcie najemcy. Notariusz odbiera oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Wynajmujący nie musi być obecny.

Ile kosztuje u notariusza umowa najmu okazjonalnego?

Notariusz odbiera od najemcy tylko oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Taksa za nie jest ustawowo ograniczona do 1/10 minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 r. maksymalnie 480,60 zł netto (ok. 591 zł brutto z 23% VAT). Do tego wypisy aktu – maks. 6 zł netto (7,38 zł brutto) za rozpoczętą stronę. Samej umowy najmu nie trzeba sporządzać u notariusza.

Kto ponosi koszt notariusza przy najmie okazjonalnym?

Ustawa nie wskazuje strony. W praktyce najczęściej koszt pokrywa wynajmujący, bo to jego inicjatywa i jego ochrona. Rzadziej płaci najemca (gdy wynajmujący stawia to jako warunek) albo strony dzielą koszt po połowie.

Jak poinformować urząd skarbowy o najmie okazjonalnym?

Pisemnie: list polecony do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania. Pismo zawiera dane stron, adres mieszkania, datę zawarcia umowy i załącznik (kopia umowy). Termin: 14 dni od rozpoczęcia najmu. Alternatywnie: ePUAP lub wizyta osobista.

Czy można podpisać najem okazjonalny bez notariusza?

Samą umowę najmu okazjonalnego podpisujesz z najemcą bez notariusza – wystarczy zwykła forma pisemna. U notariusza sporządza się tylko jeden element: oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Bez tego oświadczenia umowa jest ważna, ale traci status najmu okazjonalnego i działa jak zwykły najem (bez uproszczonej eksmisji).

Kto musi być obecny przy umowie najmu okazjonalnego?

Umowę najmu podpisują obie strony – wynajmujący i najemca. U notariusza wystarczy jednak sam najemca: to on składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Wynajmujący nie musi być obecny przy wizycie u notariusza.

Co zrobić, jeśli najemca nie chce iść do notariusza?

Bez wizyty u notariusza nie zawrzesz najmu okazjonalnego. Masz dwie opcje: zaproponować temu najemcy zwykłą umowę najmu (z pełną ochroną prawną dla niego, ograniczoną dla Ciebie) lub odpuścić go i szukać innego lokatora. Niektórzy najemcy traktują wymóg notariusza jako sygnał, że właściciel jest „trudny”. W mojej praktyce najczęściej odpada sam i przychodzi inny, bardziej rzetelny.

Jakie są minusy najmu okazjonalnego?

Główny minus to formalności po stronie najemcy i jednorazowy koszt notariusza. Najemca musi złożyć oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji oraz wskazać lokal zastępczy (wraz ze zgodą jego właściciela) – część najemców się przez to waha. Umowa jest zawsze na czas określony (maksymalnie 10 lat), a właściciel ma 14 dni na zgłoszenie do urzędu skarbowego. „Haczyk” leży głównie po stronie najemcy – to on zrzeka się części ochrony przed eksmisją. Dla wynajmującego minusy są niewielkie wobec realnej ochrony, jaką daje ta forma.

Czy warto podpisywać umowę najmu okazjonalnego?

Dla wynajmującego zwykle tak – to najskuteczniejsza legalna ochrona przed lokatorem, który przestaje płacić i nie chce się wyprowadzić. Bez najmu okazjonalnego eksmisja potrafi trwać 2–3 lata; z nim, po nadaniu klauzuli wykonalności, komornik usuwa najemcę do wskazanego lokalu zastępczego w kilka miesięcy. Jednorazowy koszt notariusza (maksymalnie 1/10 minimalnego wynagrodzenia – w 2026 r. ok. 480 zł netto) jest niewielki wobec ryzyka wielomiesięcznego sporu.

Przeczytaj też

• Wypowiedzenie umowy najmu – wzór, terminy i kto może wypowiedzieć – jak zakończyć najem zgodnie z przepisami
• Najem krótkoterminowy – nowe przepisy 2026 – co już obowiązuje przy najmie na doby, a co jest dopiero w projekcie
• Wynajem mieszkania w Pruszkowie – poradnik krok po kroku – od wyceny czynszu i weryfikacji najemcy po bezpieczną umowę
• Kawalerki do wynajęcia w Pruszkowie – najczęściej wynajmowany metraż pod najem okazjonalny
• Współwłasność nieruchomości – formy i prawa – jeśli planujesz zakup mieszkania pod wynajem z partnerem
• Rozdzielność majątkowa: kiedy się opłaca – wynajem nieruchomości a wspólnota majątkowa małżeńska
• Kupno mieszkania krok po kroku – zanim wynajmiesz, najpierw kup

Źródła

1. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733), art. 19a–19e – isap.sejm.gov.pl
2. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, art. 6 ust. 1a oraz art. 12 ust. 1 pkt 4 (stawki ryczałtu 8,5% i 12,5%) – isap.sejm.gov.pl
3. Kodeks postępowania cywilnego, art. 777 § 1 pkt 4 (podstawa oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji co do obowiązku opróżnienia lokalu)
4. Limit taksy notarialnej za oświadczenie najemcy wynika z art. 19a ust. 7 ustawy o ochronie praw lokatorów (maks. 1/10 minimalnego wynagrodzenia); pozostałe czynności (poświadczenie podpisu, wypisy) – wg rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej
5. Kodeks cywilny, art. 659–692 (najem) i art. 673 § 3 (wypowiedzenie najmu zawartego na czas oznaczony)
6. Kodeks karny skarbowy, art. 16 (czynny żal)

Ostatnia aktualizacja: lipiec 2026. Stan prawny: lipiec 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.